5 étapes pour un événement réussi

ÉVÉNEMENT By PIMP MY EVENT

étapes de création d'un événement

Vous cherchez comment organiser un événement, ou des conseils sur l’organisation d’un événement ?

Vous êtes au bon endroit.

Nous avons assisté à de nombreux événements organisés par des organisations au fil des ans, et nous avons identifié dix étapes essentielles à la réussite d’un event.

Bien que nous ne puissions pas identifier tous les détails auxquels vous devrez penser, puisque cela dépendra en grande partie du type d’événement que vous organisez, nous pouvons vous suggérer les best pratiques les plus importantes à suivre pour un évent 100% réussi. 

Nous avons également établi une liste de contrôle facile à utiliser pour que rien ne soit oublié. Pour identifier le calendrier, commencez par travailler à rebours à partir de la date de votre événement.

Et si vous prévoyez un event virtuel plutôt qu’un événement traditionnel en personne, nous avons également une liste de contrôle pour les événements virtuels !

Nous espérons que ce qui suit constituera un point de départ pour la planification de votre événement et sans plus attendre, voici les dix étapes.

1. Développez le but et les objectifs de votre événement

La first des first étapes de la planification de votre événement, elle, consiste à établir un but et des objectifs précis.

Pourquoi pas commencer par vous poser la question : Pourquoi organisez-vous cet événement, et qu’espérez-vous atteindre ?

Si dans un sens vous connaissez les principaux objectifs de votre organisation avant de planifier quelconque évent, vous pouvez vous assurer que chaque partie de votre event est optimisée pour le plus grand succès.

Les questions sur lesquelles se pencher comme : essayez-vous de sensibiliser les gens à une certaine cause, ou de collecter un montant de dons pour votre prochain projet ? Espérez-vous attirer 15 ou 500 convives ?

En fixant un objectif assorti de mesures de réussite qui sont quantifiables, il sera plus facile pour votre équipe de s’assurer que vous l’atteignez.

Objectif de l'événement à préparer

2. Pour un événement réussi, Organisez votre équipe

L’élément primordial pour un bon event ? Une bonne équipe soudée!  Envisagez d’identifier un gestionnaire ou un président d’événement clé, ainsi que des présidents individuels pour les sous-comités, tels que :

la gestion de la salle ;
les orateurs
le divertissement ;
la publicité
les sponsors ;
et la gestion des bénévoles.

L’attribution de rôles individuels aux membres de l’équipe permet de créer un système de responsabilisation et d’éviter que certaines tâches ne soient laissées de côté. De plus, cela vous permettra de déléguer – mais n’oubliez pas de tenir compte des réunions du comité dans le calendrier de votre plan d’événement !

3. Établissez votre budget

L’établissement du budget de votre événement est l’une des parties les plus importantes de la planification de l’event en lui-même. J’ai vu beaucoup d’idées géniales tomber à l’eau parce que l’équipe qui les avait conçues à l’origine avait oublié de tenir compte de leur budget avant de commencer à planifier.

4. Définissez la date

Date de souvenir d'événement

La date est peut-être déjà fixée pour un événement récurrent, mais s’il s’agit d’un nouvel événement, veillez à prendre en compte les éléments suivants avant de fixer votre date :

Donnez-vous suffisamment de temps ! Idéalement, vous devriez disposer de 4 à 6 mois pour planifier, voire plus (en fonction de la nature de votre event).
Tenez compte des jours fériés et des fêtes religieuses
Évitez les périodes de vacances scolaires (vacances d’hiver, de printemps et d’été).
Vérifiez les dates auprès des participants clés – orateurs, présentateurs, invités VIP, etc.
Une fois que vous avez fixé la date (et que vous avez déjà défini votre budget), vous pouvez commencer à réserver tout le personnel externe (comme les traiteurs) dont vous avez besoin immédiatement.

5. Déterminer les processus du jour J

Une fois que vous avez préparé tout ce qui se passe autour de l’événement, l’étape suivante consiste à suivre l’ordre de l’event lui-même et à planifier votre programme.

Pour être sûr d’être prêt à tout, préparez un programme qui vous guidera tout au long de la journée, de l’installation au nettoyage. Le fait d’inclure chaque détail, aussi petit soit-il, vous donnera l’impression d’avoir tout sous contrôle !

 

Voici un exemple rapide de ce à quoi pourrait ressembler un tel programme :

5:00 : Déposer les articles de la vente aux enchères silencieuses sur le lieu de la manifestation (Diana)

6:15 : Installation audiovisuelle (Terry, Diana)

7:00 : Réunion rapide de coordination des bénévoles (Terry + bénévoles)

7:30 : Début de l’arrivée des participants

8:00 : Hors d’oeuvres servis

8:30 : Le premier orateur entre en scène

8:45 : Pause

9:00 : Le deuxième conférencier entre en scène

10:00 : Remise des prix (Diana)

10:30 : Mingling, fin des enchères silencieuses

11:00 : Début du débarrassage des tables

11 h 30 : Fermeture du bar

12h00 : Fin de l’événement ; tous les invités doivent partir

En déterminant qui doit faire quoi, vous vous assurez que les responsabilités sont clairement définies avant l’événement.

En prime, vous pouvez également utiliser une version simplifiée de ce plan dans vos documents de marque, en tant qu’ordre du jour destiné au public.

Et maintenant laissez-nous nous occuper de tout

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