Le monde de l'événementiel forcé de se réinventer avec la crise

L'événementiel By PIMP MY EVENT

événement

Pour commencer, l’événementiel occupe une place importante dans les entreprises. Cette année très particulière nous oblige à nous réinventer, et à faire émerger de nouvelles idées et de nouveaux usages. Ces solutions ingénieuses et ces nouvelles pratiques créées ne manqueront pas d’avoir une influence majeure sur « l’après ».

En effet, parmi les secteurs touchés de plein fouet par la pandémie,  on retrouve l’événementiel qui est le plus sévèrement touché. Les petits et grands événements qui rythment la vie et l’économie ont tous été annulés : festivals, salons, forums… 

Néanmoins, l’été nous a accordé une petite trêve mais les nouvelles réglementations et l’hiver ont, une fois de plus, mis fin à tout rassemblement de personnes.

Pour certains professionnels de l’événementiel, le sujet n’est pas nouveau (inscription en ligne, demande de manifestation, etc.). De plus, pour de nombreuses entreprises, la numérisation des événements est devenue la seule solution dans cette période complexe.

De nouvelles opportunités pour réinventer le partage

À ce propos, loin d’être une version déclassée d’un événement physique, la version numérique ouvre de nouvelles opportunités. 

Bien pensé et conçu, ce côté virtuel n’est pas un gadget mais une véritable brique du projet. 

Au même titre qu’un événement digital qui procure une sensation similaire et essentielle à celle d’un événement physique réussi : contact, proximité, communauté. 

C’est pourquoi l’accent doit être mis sur la création d’interactions, l’engagement à distance, le contenu et la communauté.

 

événement à distance

De nombreuses solutions interactives permettent de créer des contacts réels entre les participants :

  • Conférence et tables rondes en multiplex en direct pour réunir 2, 10, 100 ou plus de personnes du monde entier.
  • Conférence interactive pour poser des questions en direct, réagir et intervenir virtuellement, répondre à des quiz ou à des questions.
  • Zone de networking via des salles virtuelles dédiées au networking et aux échanges de cartes de visite électroniques. 
  • L’envoi de recommandations aux participants à rencontrer ou de contenus à découvrir, adaptées à chaque profil.

  • Photomaton qui propose des filtres aux couleurs de l’événement.

  • Un certain livre d’or qui permet à chacun de laisser sa trace de manière virtuelle et plutôt animée.

Des avantages qui laissent penser que l'événementiel digital survivra à l'après-covid

1

Une organisation plus souple

Les événements numériques permettent une approche complètement différente et complémentaire. Ce type d’événement est adaptable aux besoins. En fonction des inscriptions, il est possible d’ajuster les ateliers / conférences et de compléter le programme par des modules interactifs (questions, votes, quiz, etc.). Enfin, l’effet de  » no-show  » n’a plus vraiment d’impact sur un événement digital.

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Un Budget controlé

L’organisation d’un événement numérique nécessite moins de prestataires qu’un événement physique, très peu de déplacements pour l’organisation mais aussi une centralisation des coûts permettant des économies d’échelle. L’organisateur peut ainsi se concentrer sur le contenu et moins se préoccuper de la logistique.

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Accessibilité illimitée

Pour les participants, les événements numériques présentent de nombreux avantages en termes de coût et de temps. Ils peuvent assister à un événement partout dans le monde, à tout moment. L’événement numérique permet de surmonter les barrières géographiques et les contraintes logistiques d’un événement physique.

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Un pas en avant pour l'environnement

Un événement numérique a le mérite de limiter les déplacements (avion, train), l’impression de documents de communication et de réduire l’empreinte carbone individuelle. Ces événements s’inscrivent dans une approche  » verte  » de l’événementiel.

Le défi de l'attention, un enjeu majeur pour l'événementiel

événement à distance

Alors que les événements numériques rassemblent davantage de participants, à moindre coût, de nouvelles questions se posent. 

Il faut réussir à capter l’attention et à retenir les participants.
Une attention particulière doit donc être portée aux contenus, afin de les rendre aussi interactifs et impactants que possible.

Plus que jamais, les événements nécessitent un travail éditorial approfondi en amont, une organisation minutieuse et un contenu enrichi.

Enfin, il est essentiel de privilégier les contenus riches : vidéos, podcasts audio et contenus interactifs, permettant aux participants de poser des questions directement aux intervenants.

L'expérience utilisateur, au centre de l'attention

D’autre part, la question de la sociabilité est particulièrement importante, surtout dans ce contexte où, séparé des autres, chacun a besoin de partager et de se sentir inclus. L’événement doit donc être organisé autour des personnes et des relations.

C’est pourquoi il faut réussir à équilibrer un contenu fort, d’une part, pour s’adresser au plus grand nombre, et d’autre part, permettre des bulles d’échange privées.

C’est-à-dire que cela passe par la mise en place d’espaces de networking, de « salles » pour discuter de sujets spécifiques, de questions-réponses interactives, de notifications pour rejoindre des conférences ou des espaces de discussion.

Et si vous nous laissiez organiser votre event digital ?

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