La TO DO LIST de contrôle d'événement

The to do list By PIMP MY EVENT

femme derrière un bureau qui prépare sa to-do list

Your to do List ! Vous débutez dans la planification d’événements et souhaitez un peu d’aide ?

Tout d’abord : Où espérez-vous simplement trouver un processus facile à suivre pour votre équipe lors de la planification d’un événement ?

Ce qui suit est une liste de contrôle générique pour la planification d’événements qui vous aidera à commencer à identifier tous les détails que vous devrez prendre en compte ainsi qu’une indication des délais impliqués dans votre processus de planification d’événements.

Les dix étapes les plus importantes de cette liste de contrôle peuvent être résumées comme suit : 

La TO DO LIST de contrôle pour la planification d'événements

  1. Premièrement établissez les objectifs de votre événement.
  2. Puis sélectionnez la date de votre événement.
  3. Après, élaborer un plan directeur d’événement.
  4. Maintenant créez un budget événementiel.
  5. Puis marquez votre événement et commencez à faire de la publicité.
  6. Maintenant organisez des commandités et des conférenciers pour votre événement.
  7. Lancer la vente de billets.
  8. Coordonner avec les fournisseurs d’événements (restauration, équipement, etc.).
  9. Enfin gérer la configuration du jour de l’événement.
  10. Pour finir réalisez une évaluation approfondie de votre événement. 
la planification en équipe d'une to-do list

En outre pour vous aider à chaque étape du processus, veillez à diviser cette to do list de contrôle en quelques sections différentes par date, ainsi, vous aurez une vision plus globale et plus de recul sur la préparation de l’événement.

Bien sûr, plus tôt vous pouvez commencer à travailler sur votre événement, mieux c’est – de cette façon, vous serez aussi préparé que possible lorsque des problèmes surviendront (comme ils le seront probablement).

Les premières étapes de votre TO DO LIST de contrôle d'événement : 4 à 6 mois avant l'événement

Effectivement pour être bien en timing, plus vous commencez tôt mieux vous serez, mais on a remarqué que la plupart des organisations avec lesquelles nous travaillons commencent à planifier leurs grands événements bien en avance. Tout comme les galas, soirées privées, ainsi que les collectes de fonds qui se planifient environ 6 mois à l’avance.

Voici ce que vous devez faire pour bien commencer :

De plus établissez les buts et objectifs de votre événement. Vous vouliez récolter des fonds ou sensibiliser ? 

Tout d’abord combien de participants espérez-vous avoir ? L’établir à l’avance permettra d’évaluer plus facilement le succès de votre événement. 

Sélectionnez la date. Et assurez-vous que cela n’entre pas en conflit avec d’autres événements qui se déroulent dans votre région ou avec des vacances importantes.

Identifier le lieu et négocier les détails. De quel type d’assurance le lieu a-t-il besoin ? Pouvez-vous servir de l’alcool ?

Puis élaborer un plan directeur d’événement. Repasser chaque détail vous aidera à ne rien manquer.
Obtenez des estimations de coûts.

En effet certains coûts que vous devrez peut-être prendre en compte sont :

  • Location de salle
  • Aliments et boissons
  • Équipement
  • Frais de conférencier
  • Voyage pour le personnel
  • Assurance
  • Créez un budget événementiel. Sur la base des coûts ci-dessus, vous serez en mesure de déterminer combien coûtera votre événement – et si vous devrez réduire l’un d’entre eux!
  • Recruter un comité d’événement. Cela comprend la sélection d’un responsable ou d’un président d’événement et la création de présidents de sous-comité.

De plus suivez les différentes étapes

Premièrement marquez votre événement. 

  • Puis commencez à créer un site Web d’événement ou des pages sur votre site Web qui décrivent l’événement.
  • De plus développer un logo et un slogan pour l’événement, et pour finir créer et lancer un plan publicitaire.
  • Cela inclut de s’assurer que le personnel et/ou les bénévoles sont identifiés pour gérer des tâches spécifiques 
  • Par exemple, les relations avec les médias, la coordination VIP, la conception de matériel imprimé et la coordination d’impression, la signalisation, les médias en ligne/sociaux, etc.
  • Identifier et confirmer les conférenciers/présentateurs/animateurs . De qui aurez-vous besoin pendant l’événement ?

Identifier et contacter des sponsors/partenaires.

  • Déterminez si vous avez besoin d’un logiciel d’enregistrement d’événements pour faciliter le processus. 
  • Il existe une variété d’outils logiciels différents qui peuvent aider à rationaliser le processus d’événement.
  • En effet déterminez si vous avez besoin d’autres logiciels de gestion d’événements, puis libérez les billets lève-tôt.
  • Pour finir assurez-vous que les formulaires d’inscription soient accessibles et laissez de l’espace pour les pronoms et les noms préférés.

3-4 mois avant l'événement : commencer à monter en puissance

En effet maintenant que vous avez compris certaines des parties fondamentales de votre événement, il est temps de commencer à exécuter le reste. Si votre événement arrive dans quelques mois, vous devrez commencer à communiquer avec toutes les parties prenantes extérieures à votre organisation et continuer à vous coordonner avec elles. 

Certains points dont vous devrez vous souvenir incluent :

Commencer par créer les documents requis pour votre équipe.

  • Liaison conférencier/présentateur/animateur 
  • Puis l’Administration financière
  • Planification des lieux et de la logistique 
  • Pour finir suivre le plan publicitaire

1-2 mois avant l'événement : continuez

heure de planification d'événement

Tout d’abord envoyez des rappels à votre liste de contacts concernant l’inscription/participation.

  • Puis contactez à nouveau les présentateurs/conférenciers etc
  • Maintenant finalisez les scripts 
  • Et pour finir ne stressez surtout pas !

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mohamed funder ceo
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